'Met de groslijstmethodiek is aanbesteden appeltje eitje geworden!’ 

Hoe de groslijstmethodiek tot stand komt

Michel de Croes werkt sinds 1988 bij de gemeente Doetinchem. Eerst als civieltechnisch tekenaar en later als inkoopadviseur in het fysieke domein. In 2012 worden de nieuwe Europese richtlijnen in de gewijzigde Aanbestedingswet omgezet. Alle keuzes binnen het aanbesteden moeten vanaf nu gemotiveerd worden. 

“Met de Achterhoekse gemeentes hebben we de koppen bij elkaar gestoken,” vertelt Michel. Deze gemeentes werken vaker samen, zodat ze gezamenlijk kunnen inkopen. Michel legt uit: “De ene gemeente heeft expertise in het ene gebied, terwijl de andere gemeente expertise heeft op een ander vlak. Het is handig om regionaal bij elkaar te komen en elkaar zo te versterken.”

Uit deze samenwerking is de groslijstmethodiek ontstaan. Met deze methodiek wordt alles vooraf gemotiveerd en voorbereid. Zo wordt er automatisch rechtmatig ingekocht. “Er was alleen nog één probleem: er bestond nog geen systeem waar de groslijstmethodiek al was ingebouwd.” De gemeentes benaderen Mercell, destijds Negometrix, met de vraag: kunnen jullie dit systeem voor ons bouwen? “We hebben het platform from scratch opgebouwd met Negometrix.”

De groslijstmethodiek in een notendop  

Een groslijst is een lijst van geïnteresseerde aannemers per vakgebied. Aannemers kunnen zichzelf aanmelden voor deze lijst, mits ze aan de selectie-eisen voldoen. Vervolgens zet de aanbieder een vraag uit voor enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding. Van de lijst worden minimaal drie en maximaal vijf aannemers uitgenodigd voor de aanbesteding.

Welke aannemer wordt gekozen, hangt af van hun beoordeling. De beoordeling is een rapportcijfer van het laatste werk dat ze voor de aanbieder hebben gedaan. De top drie aannemers worden altijd uitgenodigd voor de volgende aanbesteding. Uit de lijst worden de andere twee aannemers met een randomizer geloot. 

De aannemers weten vooraf hoe het proces verloopt. De loting en de selectieprocedure zijn transparant en iedereen heeft gelijke kansen. Volgens de wetgeving is dit proces waterdicht én scheelt het veel werk. De verantwoording ligt vooraf namelijk al vast in de selectieprocedure. “Je moet één keer tijd investeren in het begin, maar daarna scheelt het heel veel werk.”

De gemeente Doetinchem krijgt kwalitatief betere aanbestedingen

“Voorheen hadden we ook groslijsten, maar die zaten bij iedereen in het hoofd,” vertelt Michel. “Als inkoper weet je: aannemer a, b en c doen dit werk goed. Iedereen had zo zijn eigen lijstje, maar dat werd nooit op papier vastgelegd.” Tot de wetswijziging, waarna alle keuzes transparant moeten worden onderbouwd. 

Naast meer transparantie en sneller werk, ziet Michel nog meer voordelen aan de groslijstmethodiek. “Het is een beloning voor een aannemer die zijn werk goed doet,” zegt Michel. “Want alleen met een goed cijfer wordt hij de volgende keer gegarandeerd uitgenodigd.” 

Dit heeft ook positieve gevolgen voor de gemeente Doetinchem. “Zo'n aannemer wil in de top drie komen, waardoor hij zijn werk beter doet. Als wij een aanbesteding op laagste prijs gunnen, schrijven de aannemers ook scherp in.” De top drie wil in de top drie blijven en de andere aannemers willen in de top drie komen. “De trigger die erachter zit, is alleen maar positief! De aannemer wordt voor goed werk beloond en wij krijgen een hogere kwaliteit van het werk met een scherpe prijs.”

Het bijschaven van de groslijstmethodiek

De groslijstmethodiek is inmiddels meer dan tien jaar oud. Is er in de afgelopen jaren veel veranderd? Ja, lacht Michel. Met de Achterhoekse gemeenten blijven ze continu bijschaven. Zo hebben ze inmiddels drie evaluatierondes gehad. “Tijdens het gebruik loop je toch tegen dingetjes aan. Als gemeente wil je bepaalde dingen verbeteren of anders zien.”

Zo had de allereerste groslijst geen dynamische top drie. Dezelfde aannemers bleven steeds terugkomen. “Dan moet je nieuwe regels verzinnen om te zorgen dat er meer dynamiek in komt.” De gemeente Doetinchem heeft ook de groslijsten bijgeschaafd. Waar het er voorheen 36 waren, zijn het er nu nog maar 9. Specialistische vakgebieden hebben vaak maar een handjevol aannemers, waardoor de groslijsten overbodig zijn.

De gemeente Doetinchem is op dit moment bezig met een nieuwe beoordelingssystematiek. “Wij hadden daar voorheen onze eigen KPI's voor. Nu nemen we de landelijke KPI's over, zodat de aannemers beter weten op welke manier ze beoordeeld worden. De nieuwe KPI's komen voor 90 procent overeen met onze oude KPI’s.”

Van Negometrix 3 naar Mercell

Naast inhoudelijke verbeteringen verandert er nog iets: het systeem. De gemeente Doetinchem heeft de groslijstmethodiek in Negometrix gemaakt en verfijnd. Toch is het nu echt tijd om over te stappen naar Mercell. “In het begin denk je dat zo'n nieuw systeem lastig is,” vertelt Michel. “Maar als je er eenmaal mee werkt, blijk je het wel snel onder de knie te krijgen.”

Het huidige programma in Mercell Source-to-Contract gebruikt een Dynamisch aankoopsysteem (DAS). “Wij willen toch graag weer gebruik maken van de groslijstmethodiek. Dat is Mercell nu voor én met ons aan het ontwikkelen.” 
Michel is te spreken over het nieuwe systeem van Mercell. “Mercell is veel gebruiksvriendelijker geworden. In Negometrix 3 moest je veel doorklikken om op de juiste pagina te komen. Dat hoeft binnen Mercell niet meer. Met de groslijstmethodiek én Mercell Source-to-Contract is aanbesteden appeltje eitje.”

Michel ziet ook dat de lay-out is veranderd. Het is nu een stappenplan, vertelt hij. Als je een aanbesteding begint, zie je precies waar je in het proces zit. “Binnen Negometrix dacht ik vaak tijdens een aanbesteding: o ja, dat moet ik ook nog doen. Nu vink je letterlijk de stappen af.”

Meer gemak voor de inkoper én accountant met Mercell

Al vrij snel nadat Michel voor het eerst gebruik maakt van Negometrix, wil hij alle pakketten aanschaffen. Van het startformulier tot de contractmodule; alles wordt via Negometrix (en nu Mercell) gedaan. Dat levert veel voordelen op, waaronder snelheid voor de inkoopmedewerkers én de accountant.

“Na de implementatie van het nieuwe systeem zijn we naar onze accountant gegaan met de vraag: welke informatie wil je bij een aanbesteding zien? Daar hebben we het systeem op ingericht. Nu staat alles op één plek.”
Voorheen konden contracten, aanvragen en andere documenten verspreid over verschillende computers staan. Nu alles op één plek staat, is het voor iedereen makkelijk terug te vinden. “Dat scheelt denk ik wel 40 procent van onze tijd.”

Positieve energie door de groslijstmethodiek

Michel is dus erg te spreken over de groslijstmethodiek én de pakketten van Mercell Source-to-Contract. Toen hij met de gemeente net de groslijstmethodiek had ontwikkeld, kreeg hij daar zelfs een prijs voor: Beste Tender van het Jaar. “Dan word je ineens op de bühne geroepen. Ik wist helemaal nergens van!” lacht Michel. “Toen bleek dat we de beste tender van het jaar waren. Ik heb die trofee nog in de kast staan op kantoor.”

Michel krijgt nog steeds positieve energie van de groslijstmethodiek. Hij raadt het daarom ook aan andere overheidsinstellingen aan, groot én klein. Met de groslijstmethodiek kan iedere organisatie efficiënter werken, doordat de verantwoording vooraf al op papier staat. 

Daarnaast is hij erg te spreken over de samenwerking met Mercell. “Ze zijn altijd goed bereikbaar en denken graag mee over de invulling van het systeem.”

Meer weten over de groslijstmethodiek?

Ben je enthousiast geworden over de groslijstmethodiek en wil je er graag meer over weten? Download dan eens de onderstaande brochure. Hierin vind je alle voordelen en mogelijkheden van de groslijstmethodiek binnen Mercell Source-to-Contract.